🦑 Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip

TataCara dan Prosedur Penyimpanan Arsip Senin, 11 Februari 2019. TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP. A. PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP. 1. Map Arsip/ Folder Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api. 4. Rak Arsip 11 Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci membuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah guide. 12. Tahap pertama, prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal adalah . A. Menyiapkan filling cabinet B. Memberi kode dari tahun, bulan, dan tanggal C. Mengisi kartu indeks. Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b. Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer. B Prosedur Menyimpan dan Menemukan Kembali Arsip Dalam penyimpanan arsip dengan sistem tanggal, maka surat disimpan berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai contoh berikut ini: No. Surat Unit I (Kd Laci) Unit II (Kd Guide) Unit III (Kd Folder) 1. Tanggal : 14 Februari 2012 2012 Februari 14 2. Tanggal: 4 September 2012 2012 September 4 4. 1. . Daftar isi1 Langkah langkah atau prosedur penyimpanan arsip?2 Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip?3 Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad?4 Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu?5 Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal?6 Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital?7 Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad?8 Sistem arsip ada berapa? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Berikut adalah langkah-langkah menyimpan berkas atau arsip surat masuk diantaranya Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Apakah langkah terakhir dari proses penyimpanan arsip? Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai … Apa itu prosedur dalam kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad? Prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad Memeriksa Surat atau Berkas apakah sudah dapat disimpan atau masih dalam proses di periksa atau diteliti. Mengindeks berkas berdasarkan berdasarkan nama pengirim surat atau berdasarkan panduan yang ditetapkan oleh perusahaan atau pimpinan. Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu? Adapun langkah langkah pengarsipan yang baik dan benar, di antaranya adalah Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/ release mark . Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang disimpan dengan sistem nomor urut? Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri urut Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar sampai arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Langkah Langkah Penyimpanan arsip sistem subjek? Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut. a. memeriksa berkas. b. mengindeks. c. mengode. d. menyortir. e. menempatkan. Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem tanggal yaitu Memeriksa surat yang akan diarsipkan. Mengindeks dengan cara membagi tanggal ke dalam tanggal utama dan sub tanggal. Memberi kode menggunakan tanggal surat. Menyortir dan mengelompokkan surat berdasarkan tanggal. Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital? Berikut ini langkah-langkah penyimpanan secara digital. Tahapan Pengumpulan Bahan. 2. Tahap Pemindaian. 3. Tahap Manipulasi. 4. Tahapan Entry Data. Tahapan Koreksi. Bagaimana awal melakukan prosedur pengarsipan? Mengapa sistem abjad dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip? Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad? Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan metode penyusunan menurut abjad atau alfabet. Secara umum sistem ini dipakai untuk arsip yang berdasarkan penyusunan dilakukan untuk nama orang, nama suatu perusahaan/organisasi, nama tempat atau lokasi, nama benda dan subjek masalah. Sistem arsip ada berapa? Sugiarto 2005 menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain. Langkah Langkah penempatan arsip dengan sistem abjad? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu Pengumpulan yaitu mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan. Memeriksa dan menyortir surat yang akan disimpan. Mengindeks dengan cara memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sesuai abjad. Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005 34-36, prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. d. Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. e. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Menurut Zulkifli Amsyah 2003 64-70, langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan a. Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. 24 e. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. f. Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan. g. Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. h. Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi. i. Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih. Penyimpanan arsip memiliki langkah-langkah di antaranya pemeriksaan, pengindeksan, penataan pada map, pembuatan petunjuk silang, pemberian tanda pada kata tangkap, penyortiran, menyimpan pada peralatan penyimpanan, penataan kartu kendali pada kotak kartu kendali, dan penataan arsip dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang dipilih. Langkah-langkah penyimpanan arsip dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang nantinya akan disimpan. Menurut Ida Nuraida 2014 115, prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahapan di antaranya sebagai berikut. a. Pemerikasaan yakni memastikan terlebih dahulu apakah dokumen atau warkat sudah siap untuk disimpan. b. Pemberian indeks yakni memberikan kode klasifikasi pada kartu kendali. c. Membuat cross reference yakni membuat cara pencarian arsip dengan menggunakan komputer. d. Penyimpanan yakni menempatkan arsip dalam folder sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Menurut Dewi Anggrawati 2005 23, penyimpanan arsip diawali dengan kegiatan penerimaan bahan arsip, pengindeksan, dan penataan arsip. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut. a. Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri dari surat beserta lampirannya, lembar disposisi, dan kartu kendali merah. b. Mencatat indeks surat pada kartu kendali dan mencatat pada kartu tunjuk silang apabila terdapat lebih dari satu pokok persoalan. c. Menata arsip pada folder yang memiliki kode dan pokok permasalahan yang sama. 25 Penyimpanan arsip memiliki inti kegiatan yakni menata arsip pada tempat penyimpanan. Penataan arsip dapat terlaksana dengan baik dan teratur apabila diawali dengan pemeriksaan terhadap arsip yang akan disimpan. Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang akan disimpan memang sudah siap untuk disimpan atau masih perlu dilakukan pengolahan. Arsip yang sudah siap untuk disimpan kemudian dilakukan pengecekan indeks, kode klasifikasi, isi ringkasan, dan pengolah yang tertera pada kartu kendali arsip. Arsip juga perlu digolongkan atau dipisahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan dan kemudian ditata pada tempat penyimpanan yang digunakan. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, bahwa penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut. a. Menyimpan arsip aktif disesuaikan dengan kartu kendali warna merah. b. Melakukan penyusutan arsip aktif menjadi arsip inaktif secara periodik. c. Pemindahan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif. d. Arsip aktif disusun dalam folder. e. Arsip inaktif diberkas dan di masukkan dalam box menurut urutan permasalahan. f. Box arsip inaktif ditempatkan di dalam rak arsip dan dibuatkan daftar pertelaan arsip. g. Memindahkan arsip yang sudah diinaktifkan beserta kartu kendali berwarna merah. h. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke tempat penyimpanan kartu kendali arsip inaktif. i. Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting. j. Kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali arsip inaktif disusun menurut kode dan tahun. Peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah merupakan pedoman yang dianggap sah dan wajib dilakukan. Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman 26 Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, memiliki inti langkah-langkah penyimpanan arsip yang terdiri dari penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip aktif, penyusunan arsip aktif pada folder, penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip inaktif, penyusunan arsip inaktif pada box arsip, peletakan box arsip inaktif pada rak arsip, pembuatan daftar pertelaan arsip inaktif, pemindahan kartu kendali warna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan suatu arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Memeriksa kartu kendali warna merah. b. Memeriksa lembar disposisi warna kuning. c. Membaca isi surat untuk mengetahui isi pokok permasalahan. d. Mencari kode klasifikasi pada pedoman klasifikasi. e. Membubuhkan kode klasifikasi pada kartu kendali. f. Membubuhkan pokok permasalahan pada kartu kendali. g. Membuat kartu tunjuk silang bila terdapat lebih dari satu pokok permasalahan yang terdapat pada surat. h. Memberi tanda pada pokok permasalahan yang terdapat pada kartu kendali melingkari/menggaris/menitik/lainnya. i. Mengelompokkan surat sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. j. Mengelompokkan surat untuk dipisahkan menjadi surat aktif dan surat inaktif. k. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip aktif diklip/disetaples/lainnnya. l. Menyusun arsip aktif dalam map atau folder. m. Meletakkan map atau folder yang berisi arsip aktif dalam almari arsip. n. Mengelompokkan arsip inaktif sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. o. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip inaktif diklip/disetaples/lainnnya. p. Menyusun arsip inaktif dalam box arsip. q. Meletakkan box arsip yang berisi arsip inaktif dalam rak arsip. r. Membuat daftar pertelaan arsip inaktif. s. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Daftar isi1 Langkah-langkah menyimpan arsip?2 Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan?3 Bagaimana prosedur pemindahan arsip?4 Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan? Prosedur Kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penangan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Bagaimana cara penyimpanan berkas atau arsip surat masuk? Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Langkah langkah pertama kegiatan pengelolaan arsip adalah? Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut Mengumpulkan seluruh arsip….Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar. Menyiangi arsip. Memilah arsip. Menyatukan berkas. Memasukkan berkas kedalam folder arsip. Mencatat / membuat daftar arsip. Bagaimana prosedur pemindahan arsip? Tata cara pemindahan arsip Penyeleksian arsip inaktif. Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan. Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan. Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif. Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip